Pour calculer le montant de votre impôt sur le revenu, l'État applique par défaut un abattement forfaitaire de 10% correspondant aux frais professionnels avant imposition. Une déduction arrangeante pour beaucoup de salariés, mais qui ne reflètent pas les dépenses réelles pour certaines catégories de professionnels, notamment les travailleurs indépendants. En déclarant leurs frais réels à la place, les contribuables ont la possibilité de bénéficier d'une réduction fiscale. Une démarche souvent négligée, voire ignorée, car la plupart d'entre eux ne savent pas quoi déduire et comment. Contrairement aux idées reçues, les frais réels ne se limitent pas aux repas et aux frais kilométriques. Vous êtes salarié(e) ? Auto-entrepreneur ? TacoTax vous explique comment déduire vos frais réels.

 

► L'option "frais réels" est intéressante à partir du moment où le montant total de vos frais réels dépasse l'abattement de 10% prévu par le fisc. 

Liste des frais réels déductibles de l'impôt 2018

Il existe des frais généraux, et des frais plus spécifiques à certaines professions, comme les musiciens, enseignants, infirmières, vendeurs à domicile et bien d'autres. La nature de leur emploi les contraint à certaines dépenses supplémentaires, considérées comme des frais réels. Sont déductibles des impôts : 

  • vos frais de déplacements professionnels ;
  • vos frais d'achat et d'entretien de vêtements spécifiques à la profession (uniformes)
  • vos frais de documentation professionnelle ;
  • vos cotisations versées aux syndicats et cotisations ou primes d'assurance de responsabilité professionnelle ;
  • vos frais de double résidence lorsque les époux ou partenaires liés par un Pacs exercent leur activité professionnelle dans des lieux éloignés l'un de l'autre, et qu'ils n'ont pu remédier à cette situation, malgré les démarches entreprises ;
  • vos frais de déménagement, si vous êtes contraint de quitter votre logement pour raison professionnelle ;
  • les dépenses engagées pour l'utilisation professionnelle d'un bureau ou d'un local spécifique nécessaire à votre activité ;

La déduction des frais réels ne concerne pas que les salariés. Les stagiaires et les demandeurs d'emploi peuvent aussi la demander. Les frais de formation professionnelle, d'inscription aux concours, d'acquisition de diplôme, de stage, de déplacement dans le cadre d'un entretien d'embauche et même certains frais de scolarité sont considérés comme des frais professionnels.

►Lire aussiComment faire une réclamation ou se faire rembourser après la déclaration d'impôts ?

Calcul des frais réels : frais de repas et frais kilométriques

frais kilométriques
Vous allez au travail à vélo ? Dites-le aux impôts !

Un barème kilométrique est mis à disposition du contribuable chaque année pour qu'il puisse calculer le coût des transports pour aller au travail et le déduire des impôts. Pour calculer le nombre de km déductibles par an, le fisc se base sur le nombre de km aller-retour journaliers qui sépare votre logement de votre lieu de travail. Le maximum étant plafonné à 80 km (40 km par trajet).

Comment faire déduire vos frais kilométriques si vous vivez à plus de 40 km de votre lieu de travail ? Déclarer le maximum (80 km) sur votre feuille d'impôt ou assurez-vous de répondre à l'un des critères ci-dessous :

  • il s'agit d'un emploi précaire
  • l'éloignement est du à une mutation professionnelle
  • vous n'avez pas trouvé d'emploi plus proche de votre domicile
  • vous avez un enfant ou un proche malade ou handicapé
  • vous êtes en couple (mariage ou Pacs) et votre conjoint(e) exerce un emploi proche du domicile conjugal.

Comment déduire les frais réels de ses impôts ?

Le montant de vos frais réels doit apparaître sur votre déclaration d'impôt, dans la rubrique "Traitements, salaires, pensions et rentes". C'est sur ce même formulaire que vous devez indiquer vos traitements (si vous êtes fonctionnaire) et vos pensions de retraite. Indiquez le montant total dans la case 1AK (pour vous), ceux éventuellement de votre conjoint(e) et des personnes à charge dans votre foyer fiscal :

déclaration 2042 frais réels

Si vous avez opté pour la déclaration en ligne, l'option "frais réels" se présente sous la forme suivante :

option frais réels

Comment déduire ses frais réels en auto-entrepreneur ?

En matière de déduction fiscale chez les travailleurs non salariés, les démarches sont différentes selon la catégorie d'indépendants à laquelle ils appartiennent. On distingue les professions libérales, qui sont imposées dans la catégorie des bénéfices non commerciaux (BNC) répartis sur l'année civile, des artisans, commerçants et industriels qui, eux, sont taxés sur les bénéfices industriels et commerciaux (BIC) répartis sur l'année comptable (durée de l'exercice). Qu'ils soient au barème progressif ou au régime libératoire, les auto et micro-entrepreneurs ont la possibilité de déduire leurs frais professionnels du calcul de leurs impôts. Il évalue les dépenses et les bénéfices en s'appuyant sur des barèmes fixes.

Lire aussiComment déclarer ses revenus fonciers ?

Professions non-salariées : quelles sont les frais déductibles ?

déduire frais professionnels de vos impots
Même en indépendant, les repas d'affaires sont des frais professionnels

Attention, sont comptabilisées uniquement les dépenses effectuées dans le cadre du fonctionnement de l'activité du travailleur. À ce titre, les indépendants doivent pouvoir justifier de l'utilité professionnelle de ces dépenses, qui comprennent généralement :

  • les frais de personnel 
  • les frais de repas individuel
  • les loyers déductibles
  • les frais de fournitures, de documentation et acquisition de petit matériel (prix inférieur à 500 euros)
  • les frais de transport
  • les frais de réception et de représentation (repas d'affaires...)
  • les impôts et pénalités
  • les cotisations sociales de l'exploitant et du conjoint collaborateur
  • les autres frais déductibles (création d'un site Internet, honoraires d'avocat...)

Cas particulier : les micro-entreprises

Pour les structures dont le CA annuel est inférieur à 76 300 € pour les activités de commerce et à 27 000 € pour les activités de service (micro-entreprise), le régime est différent. Pour celles-ci, l'État a assoupli ses conditions de déductibilité des frais. Elles peuvent bénéficier de l'abattement forfaitaire. Ils ne paient pas non plus de TVA qui prend la forme de plusieurs taux différents. Pour leurs frais généraux, l'État applique un abattement appelé abattement forfaitaire micro-fiscal qui s'élève à :

  • 71 % du chiffre d'affaires dans les activités d'achat et vente de marchandises
  • 50 % du chiffre d'affaires dans les activités de services
  • 34 % du chiffre d'affaires pour les activités libérales

Foire aux questions

Existe-t-il un simulateur de frais réels ?

Uniquement pour les frais kilométriques. Il se trouve sur le site officiel du gouvernement. Vous trouverez un simulateur pour vos impôts en cliquant sur la bannière ci-dessous :

Je simule le montant de mes impôts

Quel est le plafond maximum des frais réels de repas pour les impôts 2018 ?

Les frais de repas peuvent entrer dans la catégorie des frais professionnels mais ils sont plafonnés. Selon l'administration fiscale, le prix d'un repas équivaut à 6,60 € (pour l'impôt 2019 sur les revenus 2018). Cependant, la déduction des frais de repas est applicable dans certaines conditions. En situation de déplacement par exemple, si vous êtes contraint(e) de prendre vos repas au restaurant, la limite d'exonération est de 18,80 € par repas. Les indemnités de collation hors des locaux de l’entreprise ou sur chantier sont quant à elles fixés à 9,20 €.

Frais professionnels : Forfait ou frais réels ?

Tout d’abord, en optant pour la déclaration des frais professionnels au réel, vous êtes tenu d’ajouter à vos revenus imposables les montants que votre employeur vous attribue ou rembourse au titre des frais professionnels : frais de nourriture, de représentation, d’utilisation de votre véhicule personnel, d’habillement et de pressing pour un uniforme ou bleu de travail etc. Si votre employeur vous fournit une voiture pour effectuer vos déplacements professionnels, cela est aussi considéré comme un avantage qui doit être déclaré.

Vous pouvez ensuite déclarer les frais correspondant aux critères évoqués, parmi lesquels se trouvent notamment les dépenses de repas, les frais de transport et déplacements professionnels ou encore les éventuels matériels et équipements acquis.

Les cotisations à des syndicats peuvent aussi être comptabilisées. Notez bien que si vous déclarez les sommes que vous versez pour adhérer à un syndicat dans les frais réels, vous ne pourrez bénéficier de la réduction d’impôt classique. Ces montants ne peuvent bien entendu pas vous servir pour réduire vos impôts deux fois !

Pour certains frais, il existe des critères précis à prendre en compte. Notamment :

  1. - Pour les repas, vous ne déduisez que la partie des montants supérieure à 4,60 euros

  2. - Pour les déplacements avec votre véhicule, utilisez le barème officiel des frais kilométriques en renseignant le type de véhicule et de carburant ainsi que sa puissance administrative (CV). Notez bien que seules les dépenses strictement liées à votre profession peuvent être renseignées dans votre déclaration.

Renseignez le montant des frais professionnels que vous avez calculé en case 1AK à 1DK dans la rubrique "Traitements et salaires". Si vous déclarez en ligne, cliquez sur le bouton “option frais réels”. Vous devez envoyer à votre centre des impôts la liste de vos frais et les montants en même temps que votre déclaration. Pensez à bien conserver tous vos justificatifs.

Comment passer aux frais réels ?

Si ce que vous dépensez pour votre travail (voiture, uniforme, 2e logement si vous travaillez loin de votre famille, etc.) dépasse 10% de votre revenu professionnel, alors vous avez intérêt à passer"au réel".

Pour tous les travailleurs, qu'ils soient indépendants, salariés, TOUS ! L'administration fiscale prend en compte vos frais inhérents au fait que vous travaillez, en les déduisant de vos revenus professionnels. Pour cela, 2 manières :

  • soit vous prenez la peine de déclarer (toutes) vos charges réelles : c'est le régime dit "réel"
  • soit le fisc déduira automatiquement 10% de vos revenus

Or, beaucoup de monde passe à côté de cette opportunité de passer "au réel" parce que : 

  • Oui, cela concerne les salariés aussi, pas seulement les auto-entrepreneurs
  • Il faut connaître tous les frais qui peuvent être pris en compte
  • Il faut conserver toutes les factures et déclarer frais par frais, ce qui peut s'avérer très long et fastidieux

Si vous souhaitez passer aux frais réels, calculez le montant total de vos frais et indiquez-le dans votre déclaration parmi les cases 1AK, 1BK, 1CK et 1DK dans la rubrique "Traitements, salaires". Vous devez envoyer à votre centre des impôts la liste de vos frais et les montants en même temps que votre déclaration. Conservez tous vos justificatifs.

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